5 trików, które odmienią Twoją wypożyczalnię

Excel i papierowy kalendarz działają… dopóki firma jest mała, a rezerwacji jest kilka w tygodniu. Gdy dochodzą kolejne sztuki sprzętu, różne lokalizacje, sezonowość i kilku pracowników – zaczynają się problemy:

Dedykowany program do obsługi wypożyczalni online nie jest już „gadżetem”, tylko narzędziem, które pozwala zachować porządek i nie tracić pieniędzy na błędach.

Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy to dobry moment na zmianę, zobacz też, dlaczego Twoja wypożyczalnia potrzebuje profesjonalnego systemu zarządzania.

Pierwsza rzecz, która odmienia codzienność, to system do rezerwacji w wypożyczalni, w którym wszystko widać na jednej osi czasu. Zamiast kilku arkuszy Excela i notatek w notesie, masz jeden widok:

• które sprzęty są aktualnie wypożyczone,
• co jest zarezerwowane na kolejne dni,
• co jest wolne i można od razu zaproponować klientowi.

W rozwiązaniach takich jak Sprzęciarz cały zespół widzi ten sam kalendarz rezerwacji. Dzięki temu jest mniej pomyłek, mniej telefonów „sprawdzę i oddzwonię” i mniej sytuacji, w których dwa razy obiecujesz ten sam sprzęt.

Ręczne przepisywanie danych klienta do każdej umowy to proszenie się o błędy i stratę czasu. Zwłaszcza gdy w sezonie robisz kilkanaście czy kilkadziesiąt umów dziennie.

Nowoczesne oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu pozwala:

• wpisać dane klienta tylko raz,
• korzystać z własnych szablonów umów i protokołów,
• generować dokumenty jednym kliknięciem.

W dobrym systemie rezerwacyjnym możesz samodzielnie zdefiniować szablony dokumentów – tak, by wyglądały dokładnie tak, jak tego potrzebujesz. Różnica jest taka, że zamiast wypełniać je ręcznie w Wordzie, generujesz je w kilka sekund prosto z rezerwacji.

Wypożyczalnie rzadko mają tylko jeden typ zasobów. Zwykle jest miks:

Nowoczesne oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu obsługuje:

• pojedyncze, unikalne sztuki (np. konkretne auto),
• sprzęt w seriach z numerami (np. 10 par nart z różnymi rozmiarami),
• sprzęt liczony ilościowo (np. 50 sztuk drobnych narzędzi).

Bez systemu łatwo się pogubić: która dokładnie para nart jest na serwisie, ile wkrętarek zostało na magazynie, gdzie jest ta konkretna przyczepa?

Nowoczesne oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu, pozwala obsłużyć wszystkie te typy w jednym miejscu. Widzisz:

• gdzie jest dana sztuka,
• ile sztuk danego modelu jest dostępnych,
• które egzemplarze są najbardziej „rozchwytywane”.

To koniec z zastanawianiem się „gdzie jest ta konkretna sztuka?” i szukaniem po notatkach.

Kolejny krok to automatyzacja wypożyczalni sprzętu. Chodzi o to, by system pilnował terminów za Ciebie:

• przypomnienia o zbliżającym się końcu wypożyczenia,
• powiadomienia o konieczności przeglądu technicznego,
• alerty o zaległych zwrotach.

W praktyce oznacza to mniej spóźnionych zwrotów, mniej nerwowych telefonów i mniejsze ryzyko, że sprzęt wyjedzie w teren bez przeglądu. W SprzęciarzOS możesz ustawić własne reguły powiadomień – np. SMS lub e-mail dwa dni przed końcem wypożyczenia czy raz w roku przed przeglądem.

Ostatni trik to praca na danych, a nie na przeczuciach. Dobrze dobrane oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu pokaże Ci:

• ile rezerwacji realizujesz w danym okresie,
• które sprzęty pracują najczęściej,
• które tylko zajmują miejsce w magazynie,
• jaki przychód generują poszczególne pozycje.

Dzięki takiemu programowi do obsługi wypożyczalni online jak Sprzęciarz możesz łatwo zobaczyć, co warto dokupić, a co lepiej sprzedać. To realny wpływ na wynik finansowy, a nie tylko „porządek w papierach”.

Jeśli czujesz, że Twoja wypożyczalnia utknęła w Excelu i papierowych umowach, pierwszym krokiem jest przetestowanie dedykowanego systemu. Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego – możesz zacząć od:

• ile rezerwacji realizujesz w danym okresie,
• które sprzęty pracują najczęściej,
• które tylko zajmują miejsce w magazynie,
• jaki przychód generują poszczególne pozycje.

Sprzęciarz to oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu stworzone z myślą o małych i średnich wypożyczalniach w Polsce – takich, które do tej pory działały na Excelu, ale chcą zrobić krok do przodu. Pracujemy nad wersją beta, którą będzie można przetestować w praktyce.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak taki system mógłby działać w Twojej firmie, możesz zapisać się do etapu beta i sprawdzić, jak te 5 trików wygląda „na żywo” w jednym, prostym narzędziu.