Sprzęciarz.pl to system SaaS dla wypożyczalni, które chcą odejść od Excela i papieru oraz uporządkować rezerwacje, sprzęt i dokumenty w jednym miejscu. Narzędzie jest zaprojektowane tak, żeby działało zarówno w małych firmach, jak i w wypożyczalniach, które rosną i potrzebują lepszej kontroli dostępności, protokołów oraz komunikacji z klientami.
Główne funkcje systemu SprzęciarzOS otwiera moduł rezerwacji. Sprzęciarz.pl pozwala tworzyć, edytować i obsługiwać rezerwacje w sposób, który minimalizuje pomyłki i przyspiesza pracę. Kalendarz rezerwacji daje czytelny widok w układzie kalendarzowym, a kolory zależne od statusu pomagają szybko zorientować się w sytuacji. Z poziomu kalendarza można też sprawnie utworzyć rezerwację, bez przeklikiwania wielu ekranów.
Dla osób, które wolą pracę na zestawieniach, dostępna jest lista rezerwacji – wyszukiwalna i wygodna przy większej liczbie wpisów. Każda rezerwacja ma numer, jest powiązana z klientem i ma status, a przejście do szczegółów jest szybkie. Statusy rezerwacji są w pełni konfigurowalne (nazwy i kolory), a co kluczowe: to Ty decydujesz, które statusy są blokujące, czyli wpływają na dostępność sprzętu.
Dostępność jest kontrolowana na bieżąco. System uwzględnia tylko rezerwacje w statusach blokujących, dzięki czemu nie „zamyka” terminów przez szkice czy anulacje. Gdy pojawia się konflikt, Sprzęciarz.pl nie pozwala potwierdzić rezerwacji w sposób, który podwójnie zarezerwuje ten sam sprzęt.
Funkcje Sprzęciarz.pl pozwalają wspierać różne modele wypożyczania, dlatego pozwala zarządzać trzema typami sprzętu. Możesz prowadzić sprzęt unikalny (np. konkretne auto), sprzęt seryjny (np. kilka laptopów z numerami seryjnymi) oraz sprzęt ilościowy (np. 20 krzeseł lub 10 par kijków). Dzięki temu system pasuje do wypożyczalni narzędzi, aut, sportu, elektroniki i wielu innych branż.
Każdy przedmiot ma swoją kartotekę, w której możesz trzymać kluczowe informacje, a także łatwo sprawdzić historię rezerwacji i powiązane zdarzenia. To porządkuje pracę szczególnie wtedy, gdy sprzętu jest dużo, a obsługa musi działać szybko.
Wypożyczalnia to nie tylko rezerwacja, ale też dokumentacja. Funkcje Sprzęciarz.pl pozwalają ją zautomatyzować i uporządkować. System umożliwia generowanie umów na podstawie szablonów , z automatycznym uzupełnianiem danych z rezerwacji. Dokument można podpisać elektronicznie w systemie albo wgrać podpisany plik, a przy jednej rezerwacji można przechowywać wiele dokumentów.
Dodatkowo w systemie dostępna jest funkcja protokołów wydania i zwrotu. Protokoły generuje się dla rezerwacji w statusie blokującym, a formularz prowadzi pracownika przez uzupełnienie danych. W trakcie można dodać informacje o uszkodzeniach, a na końcu wygenerować PDF i zebrać podpis – elektroniczny albo w formie uploadu.
Nie każdy sprzęt wymaga tych samych informacji na protokole. Dlatego w Sprzęciarz.pl dostępne są typy protokołów przypisywane bezpośrednio do przedmiotu. W praktyce oznacza to, że dla samochodów sportowych możesz mieć pola takie jak przebieg czy głębokość bieżnika, a dla maszyn pole typu liczba przepracowanych godzin. Pracownik widzi na protokole tylko to, co ma sens dla danego sprzętu.
Ważną przewagą jest możliwość automatycznej aktualizacji danych w kartotece sprzętu na podstawie protokołu. Przykładowo przebieg wpisany przy zwrocie może automatycznie aktualizować przebieg zapisany w przedmiocie, dzięki czemu dane są spójne bez ręcznego przepisywania.
Każda wypożyczalnia ma własne wymagania, dlatego Sprzęciarz.pl pozwala dodawać pola niestandardowe do klientów, rezerwacji, przedmiotów, protokołów oraz typów protokołów. Możesz tworzyć pola tekstowe, liczbowe, daty, listy wyboru, e-mail, URL, a także stosować walidację przez regex. Pola mogą być wymagane, a system dopilnuje poprawności danych przy zapisie.
Ta funkcja rozwiązanie szczególnie przydaje się, gdy musisz zbierać dane specyficzne dla branży, np. numer dowodu, numer licencji, parametry techniczne czy informacje wymagane przez wewnętrzne procedury.
Funkcje Sprzęciarz.pl pozwalają rejestrować uszkodzenia sprzętu, również z poziomu protokołu, i prowadzić ich historię. Możesz opisać zdarzenie, dodać status, koszty napraw oraz załączniki, a zmiany są widoczne w aktywnościach. To ułatwia kontrolę stanu sprzętu i porządkuje temat napraw.
Sprzęciarz.pl pokazuje w systemie osobną zakładkę z limitami wynikającymi z planu. Użytkownik ma stały podgląd na wykorzystanie liczby rezerwacji, liczby sprzętów, liczby wysłanych SMS oraz liczby użytkowników. Gdy zbliżasz się do limitu, system wyświetla komunikat ostrzegawczy, a po jego przekroczeniu blokuje dodanie kolejnego elementu i jasno informuje, co się stało.
Sprzęciarz.pl to system, który łączy prostotę obsługi z funkcjami, które realnie przydają się w wypożyczalni: kontrolą dostępności, dokumentami, protokołami, automatycznymi powiadomieniami i elastyczną konfiguracją pól. Jeśli chcesz szybciej ogarniać rezerwacje, ograniczyć pomyłki i konflikty terminów, uporządkować umowy i protokoły oraz automatycznie przypominać klientom o wydaniu i zwrocie, Sprzęciarz.pl jest rozwiązaniem, które możesz dopasować do swojej branży i rozwijać razem z firmą.
Bądź wśród pierwszych, którzy przetestują SprzęciarzOS i twórz go wspólnie z nami
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!