Sprawny sprzęt to fundament każdej wypożyczalni. To on zarabia, buduje zaufanie klientów i decyduje o tym, czy wracają po kolejny najem. Dlatego przeglądy, naprawy i konserwacja nie powinny żyć na kartkach i w pamięci pracowników, tylko w tym samym miejscu, w którym planujesz rezerwacje. W SprzęciarzOS serwis jest pełnoprawną częścią pracy wypożyczalni. Planujesz naprawę albo przegląd, a system sam dba o to, by sprzęt z warsztatu nie trafił do klienta, przypomina o zbliżających się terminach i pokazuje, ile naprawdę kosztuje utrzymanie floty. Mniej niespodzianek przy ladzie, więcej sprzętu gotowego do wynajęcia.
Najważniejsza zasada jest prosta: sprzęt, który stoi w warsztacie, nie może być dostępny do wynajęcia. Gdy zaplanujesz serwis, SprzęciarzOS od razu blokuje sprzęt na ten okres w kalendarzu i w sprawdzaniu dostępności. Nikt z zespołu nie przyjmie na niego rezerwacji, a klient nie zarezerwuje go przez stronę.
Blokada jest dokładnie tak szeroka, jak trzeba. Unikatową maszynę blokujesz w całości, przy sprzęcie z egzemplarzami wskazujesz tylko ten, który trafił do naprawy, a przy sprzęcie ilościowym, takim jak rusztowania czy krzesła, podajesz liczbę sztuk. Reszta floty dalej zarabia. Jeśli nie wiesz, kiedy serwisant skończy, zaznacz „do odwołania” – sprzęt pozostanie zablokowany, dopóki nie zamkniesz serwisu.
Działa to także w drugą stronę. Jeśli sprzęt jest już wynajęty w terminie, który chcesz przeznaczyć na serwis, system nie pozwoli zapisać kolizji i pokaże rezerwacje, które stoją na przeszkodzie.
Każdy serwis ma swój rodzaj: przegląd, naprawę, kontrolę techniczną albo zwykłą blokadę, przydatną np. gdy sprzęt jedzie na pokaz albo jest odłożony dla stałego klienta. Status – zaplanowany, w trakcie, zakończony lub anulowany – od razu mówi, co dzieje się ze sprzętem.
Serwis zaplanowany i trwający blokuje sprzęt. Zakończenie albo anulowanie natychmiast zwraca go do puli, bez ręcznego odblokowywania kalendarza.
Wszystkie serwisy, ze wszystkich przedmiotów, zbierasz w jednym rejestrze dostępnym prosto z listy przedmiotów. Na wejściu widzisz to, co naprawdę wymaga uwagi, czyli serwisy zaplanowane i trwające, a jednym kliknięciem przełączasz się na pełną historię.
Rejestr filtrujesz po statusie, rodzaju, okresie i wykonawcy, a wyszukiwarka znajdzie serwis po nazwie, opisie albo nazwie sprzętu. Przełącznik „Tylko zaległe” pokazuje serwisy, których termin minął, a sprzęt wciąż nie wrócił. Serwisy założone automatycznie i te, w których naprawiane są zgłoszone uszkodzenia, są wyraźnie oznaczone, a nad tabelą widzisz sumę kosztów netto dla aktualnego filtra. Pracownicy przypisani do oddziałów widzą wyłącznie serwisy sprzętu ze swojego oddziału.
Każdy serwis ma własną kartę. Zapiszesz na niej opis usterki i zakres prac, dołączysz zdjęcia, protokół serwisanta czy skan faktury, a także podepniesz zadania w rodzaju „odebrać części” albo „zawieźć maszynę do serwisu”. Karta pokazuje też najmy przypadające na okno serwisu i ostrzega, jeśli sprzętu zabraknie do obsłużenia rezerwacji.
Łóżko rehabilitacyjne po każdym kliencie musi przejść dezynfekcję. Kamper – przegląd i sprzątanie. Wózek widłowy – szybką kontrolę techniczną. Zamiast pamiętać o tym przy każdym zwrocie, włącz automatyczny serwis.
Po wystawieniu protokołu zwrotu SprzęciarzOS sam zakłada serwis dla zwróconego sprzętu, z nazwą, rodzajem i czasem trwania, które ustawiłeś wcześniej. Sprzęt jest zablokowany dokładnie na czas dezynfekcji czy przeglądu, a potem wraca do wynajęcia. Przy zwrocie w dużych ilościach serwis obejmuje dokładnie tyle sztuk, ile wróciło.
Ustawienia definiujesz raz dla całego segmentu, a pojedyncze przedmioty mogą je nadpisać albo wyłączyć – na przykład podest w segmencie „Łóżka”, który nie wymaga dezynfekcji. Całą funkcję włączasz w ustawieniach konta, więc wypożyczalnie, które jej nie potrzebują, nie zobaczą dodatkowych pól. Jeśli protokół zwrotu zostanie wycofany, system usunie również serwis, o ile nikt go jeszcze nie ruszył.
Przegląd UDT, badanie techniczne auta, legalizacja, kalibracja – to terminy, których przegapienie kosztuje najwięcej. W SprzęciarzOS datę kolejnego przeglądu trzymasz w polu niestandardowym przedmiotu albo konkretnego egzemplarza, a automatyczne alerty pilnują jej za Ciebie.
Gdy termin się zbliża, system wysyła alert do zespołu i sam planuje serwis odpowiedniego rodzaju, blokując sprzęt w kalendarzu. Po zakończeniu serwisu przesuwa datę kolejnego przeglądu o ustalony interwał, np. 365 dni. Pętla zamyka się sama: termin, serwis, nowy termin – i nikt nie musi prowadzić osobnego arkusza z datami przeglądów.
Dla przeglądów, od których zależy bezpieczeństwo, możesz włączyć blokadę wydania. Jeśli w dniu wydania termin przeglądu jest już przekroczony, system nie pozwoli wystawić protokołu wydania dla tego sprzętu. Zwrot nigdy nie jest blokowany.
Problem widać zanim klient stanie przy ladzie. Znacznik przeterminowanego przeglądu pojawia się na karcie przedmiotu, na liście egzemplarzy i przy wyborze egzemplarza do rezerwacji, a rezerwacja, w trakcie której termin minie, pokazuje ostrzeżenie z wyprzedzeniem. Masz więc czas, żeby zrobić przegląd albo podmienić egzemplarz. W wyjątkowej sytuacji właściciel lub administrator może wydać sprzęt mimo blokady, ale musi podać powód, a decyzja trafia do historii rezerwacji.
Pracownik przy zwrocie zgłasza uszkodzenie? Przycisk „Skieruj do naprawy” tworzy serwis powiązany z tym zgłoszeniem, a do jednej naprawy możesz podpiąć kilka uszkodzeń naraz.
Status uszkodzenia podąża za serwisem: gdy naprawa się zakończy, uszkodzenie zostaje oznaczone jako naprawione. Twoje ręczne decyzje, takie jak uszkodzenie oznaczone jako zignorowane, pozostają nietknięte.
Serwis to koszt, a koszt powinien być przypisany do sprzętu, który go wygenerował. Przy każdym serwisie zapiszesz wykonawcę – własny warsztat albo zewnętrznego serwisanta z listy wykonawców, z NIP-em i danymi kontaktowymi. Nowego wykonawcę dodasz bez wychodzenia z formularza. Do tego koszt netto ze stawką VAT, z których system sam policzy kwotę brutto, oraz numer faktury od serwisanta.
Koszty zakończonych serwisów trafiają do raportu rentowności sprzętu. Od razu widzisz, która maszyna zarabia, a która większość przychodu oddaje warsztatowi – i kiedy czas ją sprzedać.
Rozpoczęcia i zakończenia serwisów pojawiają się w harmonogramie obok wydań i zwrotów, więc zespół planuje dzień z pełną wiedzą o tym, co wyjeżdża do warsztatu i co z niego wraca. Serwisy, których termin minął, lądują w sekcji zaległych.
Możesz też ustawić powiadomienie e-mail lub SMS o zaległym serwisie. Trafi ono do opiekuna sprzętu i wybranych osób z zespołu, a w treści użyjesz zmiennych takich jak nazwa sprzętu, rodzaj serwisu czy liczba dni opóźnienia.
Dostęp do serwisów wynika z roli użytkownika, a pracownicy oddziałów widzą tylko swój sprzęt. Założenie, zmiana i usunięcie serwisu trafiają do historii aktywności – wiesz, kto zablokował sprzęt, kto zamknął naprawę i kiedy zmienił się termin przeglądu.
Tak. Serwis zaplanowany lub w trakcie blokuje sprzęt w kalendarzu i w sprawdzaniu dostępności. Po zakończeniu albo anulowaniu serwisu sprzęt wraca do puli.
SprzęciarzOS nie pozwoli zapisać serwisu, który koliduje z potwierdzonym najmem, i wskaże rezerwacje, które stoją na przeszkodzie.
Tak. Przy sprzęcie ilościowym wskazujesz liczbę sztuk, a przy sprzęcie z egzemplarzami – konkretny egzemplarz. Pozostały sprzęt dalej jest dostępny.
Tak. Datę przeglądu zapisujesz w polu niestandardowym, a automatyczne alerty wysyłają przypomnienie i mogą same zaplanować serwis. Po zakończeniu serwisu data kolejnego przeglądu przesuwa się automatycznie.
Tak. Po włączeniu blokady wydania system nie pozwoli wystawić protokołu wydania dla sprzętu z przekroczonym terminem przeglądu. Właściciel lub administrator może ją obejść, podając powód.
Suma kosztów widoczna jest w rejestrze serwisów, a koszty zakończonych serwisów trafiają do raportu rentowności sprzętu – przypisane do konkretnego przedmiotu.
Serwisy, rejestr, automatyczny serwis po zwrocie, koszty i wykonawcy dostępne są od planu Starter. Przeglądy cykliczne z automatycznym planowaniem serwisu oraz blokada wydania po terminie przeglądu wymagają automatycznych alertów, czyli planu Business lub Premium.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!