Gdzie można dodawać pola niestandardowe?
Pola niestandardowe można tworzyć i wykorzystywać w kilku kluczowych miejscach systemu: w Klientach (dodatkowe dane osoby lub firmy, np. numer dokumentu, numer licencji), w Rezerwacjach (informacje specyficzne dla danego wynajmu, np. warunki, ustalenia, parametry), w przedmiotach (parametry techniczne i identyfikacyjne, np. przebieg, numer seryjny w ujęciu procesowym, cechy wyposażenia), w Protokółach wydania i zwrotu (pola uzupełniane bezpośrednio na konkretnym protokole) oraz w Typach protokołów (pola charakterystyczne dla danego rodzaju sprzętu, np. „głębokość bieżnika” dla aut sportowych). W praktyce oznacza to, że możesz zbierać dane tam, gdzie faktycznie są potrzebne: część na stałe przy kliencie lub sprzęcie, a część tylko w kontekście konkretnego wydania lub zwrotu.
Typy pól i walidacja danych
Sprzęciarz.pl oferuje zestaw typów pól, które pokrywają większość zastosowań w wypożyczalniach: tekst jednolinijkowy, tekst wielolinijkowy, lista rozwijana, wybór jednej opcji, Prawda/Fałsz, data, data i godzina, liczba, adres URL, adres e-mail oraz Regex. Dodatkowo można ustawić, czy pole ma być wymagane, a system waliduje dane przy zapisie w zależności od typu pola (np. e-mail jako e-mail, liczba jako liczba, format zgodny z regex’em).
Przykłady zastosowań w wypożyczalni
Pola niestandardowe są szczególnie przydatne w branżach, gdzie proces wymaga zebrania konkretnych danych, takich jak numer dowodu w danych klienta, numer licencji przy wynajmie sprzętu wymagającego uprawnień, głębokość bieżnika w typie protokołu dla aut czy przebieg w protokołach wydania i zwrotu lub w danych sprzętu. Dzięki temu dokumentacja jest spójna, a pracownicy nie muszą pamiętać, „gdzie to było wpisane” – wszystko jest w jednym systemie. Co więcej, pola typu data i liczba mogą być monitorowane przez automatyczne alerty, które przypominają o ważnych terminach lub progach liczbowych.
Pola niestandardowe w protokołach i dokumentach
Dużą zaletą pól dodatkowych jest to, że można je wykorzystywać w innych modułach. W protokołach pola mogą być częścią procesu wydania i zwrotu, uzupełnianą w trakcie obsługi klienta, a pola protokołów można połączyć tak, aby automatycznie aktualizowały wartości w przedmiotach (np. przebieg). W szablonach dokumentów pola niestandardowe można wstawiać do dokumentów jako zmienne (np. w umowie lub protokole), co ułatwia automatyzację i ogranicza ręczne dopisywanie danych, szczególnie gdy dokument ma zawsze zawierać konkretne informacje, takie jak numer dokumentu klienta albo parametry sprzętu.
Kontrola zmian i audyt
Zmiany dotyczące pól niestandardowych są rejestrowane w module Aktywności. Dzięki temu można sprawdzić, kto i kiedy wprowadzał modyfikacje w konfiguracji lub danych, co ułatwia audyt oraz utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i zgodności procesów w wypożyczalni. W praktyce przydaje się to także w codziennej pracy: gdy pojawi się błąd w umowie, protokole lub rezerwacji, szybko ustalisz źródło zmiany i przywrócisz poprawne ustawienia. Historia aktywności pomaga też porządkować odpowiedzialność w zespole (np. przy kilku stanowiskach obsługi) i ogranicza ryzyko „cichych” zmian, które później trudno odtworzyć.
Dostępność w planach i limity
Funkcja pól niestandardowych jest dostępna od planu Starter, a system nie narzuca limitu liczby pól dodatkowych które możesz zdefiniować. Pozwala to dopasować konfigurację do skali i specyfiki Twojej wypożyczalni – niezależnie od tego, czy obsługujesz kilka pojazdów, czy rozbudowaną flotę z wieloma kategoriami sprzętu i parametrami technicznymi. Pola dodatkowe pozwolą dostosować Ci system SprzęciarzOS do Twoich wymogów.
Podsumowanie
Pola niestandardowe w Sprzęciarz.pl pozwalają dopasować system rezerwacji do realnych wymagań wypożyczalni – niezależnie od tego, czy wynajmujesz auta, sprzęt sportowy, narzędzia czy urządzenia specjalistyczne. Wymagalność, walidacja typów danych oraz możliwość wykorzystania pól w protokołach i dokumentach sprawiają, że dane są kompletne, spójne i gotowe do użycia w codziennej obsłudze.