Numer rezerwacji to coś więcej niż kolejna liczba w systemie. To pierwsza rzecz, którą klient widzi na umowie, a Twój zespół - na liście zamówień. Dobrze zaprojektowany od razu mówi, skąd rezerwacja pochodzi i jak będzie obsłużona, a do tego porządkuje dokumenty tak, jak działa Twoja firma, a nie jak narzucił to program. W SprzęciarzOS numerację układasz po swojemu: osobno dla każdego oddziału, dla wysyłki, najmu długoterminowego czy eventów, według wzoru, który pasuje do Twoich dokumentów. System sam nadaje kolejne numery i pilnuje ich ciągłości, więc nikt w zespole nie musi już pamiętać, jaki numer był ostatni.
Wzór numeru składasz ze stałego tekstu i kilku zmiennych:
{YYYY} – rok, np. 2026{YY} – rok dwucyfrowo, np. 26{MM} – miesiąc, np. 09{NR} – numer kolejny, np. 7{NR:4} – numer kolejny uzupełniony zerami, np. 0007Wzór REZ-{YYYY}-{MM}-{NR:4} da więc numer REZ-2026-09-0007, a WAW/{YY}/{NR} – numer WAW/26/7. Już podczas edycji serii widzisz, jaki numer dostanie następna rezerwacja.
Dla każdej serii decydujesz, kiedy numer kolejny wraca do jedynki. Przy numeracji miesięcznej pierwsza październikowa rezerwacja dostanie REZ-2026-10-0001, roczna działa jak klasyczna numeracja faktur, a opcja „nigdy” daje jeden ciągły licznik przez całe życie firmy.
System sam sprawdza, czy wzór ma sens. Numeracja miesięczna wymaga roku i miesiąca we wzorze, roczna – roku. Nie da się więc przypadkiem stworzyć serii, w której w październiku powtórzą się numery z września.
Jedna seria to za mało, gdy prowadzisz różne rodzaje działalności. W SprzęciarzOS utworzysz tyle serii, ile potrzebujesz – osobną dla najmu stacjonarnego, wysyłki kurierskiej, najmu długoterminowego rozliczanego miesięcznie czy obsługi eventów z dowozem i montażem.
Przy tworzeniu rezerwacji wybierasz serię z listy w formularzu. Jedna z serii jest domyślna i numeruje rezerwacje, dla których nikt nie wybrał serii, także te z API i importu CSV.
Przypisz serię do oddziału, a rezerwacje z Krakowa dostaną numery KRK/..., a z Warszawy WAW/.... Seria oddziału działa wszędzie – w formularzu rezerwacji, w API i przy imporcie.
W formularzu zmiana oddziału od razu przełącza serię na właściwą. Jeśli jednak pracownik świadomie wybierze inną serię, system uszanuje jego decyzję i nie nadpisze jej przy kolejnych zmianach.
Rezerwacja w serii „Wysyłka” prawie zawsze oznacza wysyłkę kurierem, a w serii „Eventy” – dowóz na miejsce. Do każdej serii możesz przypisać domyślny sposób wydania i zwrotu sprzętu. Po wybraniu serii formularz ustawi je sam, a pracownik zmieni je ręcznie tylko wtedy, gdy klient ma nietypowe życzenie.
Jedno kliknięcie mniej przy każdej rezerwacji to przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie realnie zaoszczędzony czas – i mniej pomyłek w logistyce.
Umowy i inne dokumenty generowane z rezerwacji korzystają z jej numeru. Seria rezerwacji jest więc jednocześnie serią umów – klient dostaje dokument z numerem, który od razu wskazuje oddział czy rodzaj najmu, a Ty nie prowadzisz dwóch osobnych numeracji.
Numeracja dokumentów musi być wiarygodna. Numer nadawany jest automatycznie przy zapisie, więc nikt nie wpisuje go ręcznie i nie musi pamiętać, jaki był ostatni. Nawet gdy dwóch pracowników zapisuje rezerwację w tej samej sekundzie, każda dostanie inny numer.
Licznik uwzględnia też numery z importu i API. Jeśli wczytasz rezerwacje ze starego systemu z ich oryginalnymi numerami, kolejna rezerwacja dostanie numer następny po najwyższym, a nie zdublowany.
Raz nadany numer i seria nie zmieniają się przy edycji rezerwacji. Z tego samego powodu wzoru i okresu numeracji serii, która ma już rezerwacje, nie da się zmienić – możesz zmienić jej nazwę albo dezaktywować ją i założyć nową, ale historia pozostaje spójna. Każde utworzenie, zmiana i usunięcie serii trafia do historii aktywności.
Na liście rezerwacji jednym filtrem zawęzisz widok do wybranych serii – np. tylko wysyłki z tego miesiąca albo tylko najem długoterminowy. Nazwę serii rozpozna też wyszukiwarka: wpisz „Wysyłka”, a zobaczysz wszystkie rezerwacje z tej serii, zarówno na liście, jak i w szybkim wyszukiwaniu Ctrl+K oraz w zakładkach rezerwacji na karcie klienta i przedmiotu.
Wejdź w Ustawienia → Serie numeracji i edytuj serię albo dodaj nową. Wzór składasz ze stałego tekstu oraz znaczników `{YYYY}`, `{YY}`, `{MM}` i `{NR}`. Formularz od razu pokazuje, jaki numer dostanie następna rezerwacja.
Tak. Przypisz serię do oddziału, a rezerwacje tego oddziału będą numerowane według jej wzoru – także te tworzone przez API i import.
Tak. Umowy generowane z rezerwacji korzystają z jej numeru, więc seria rezerwacji jest jednocześnie serią umów.
Rezerwacje z importu zachowują swoje numery, a licznik serii je uwzględnia – kolejna rezerwacja dostanie numer następny po najwyższym zaimportowanym.
Wzoru i okresu numeracji serii, która ma już rezerwacje, nie da się zmienić – dzięki temu historia numerów pozostaje spójna. Możesz dezaktywować serię i utworzyć nową z nowym wzorem.
Własne serie numeracji dostępne są od planu Starter. W planie darmowym rezerwacje numerowane są automatycznie według domyślnej serii.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!