Jakie dokumenty można tworzyć na szablonach?
System obsługuje szablony dokumentów dla umów, protokołów wydania, protokołów zwrotu oraz dowolnych innych typów dokumentów – użytkownik może stworzyć własny dokument i generować go do rezerwacji (np. regulamin, oświadczenie, zgoda, załącznik, instrukcja, dokument wewnętrzny). To podejście jest szczególnie ważne w branży wynajmów, gdzie procesy i wymagania formalne różnią się zależnie od typu sprzętu, sposobu rozliczeń czy standardów obsługi.
Szablony domyślne – start bez konfiguracji
Po utworzeniu konta w Sprzęciarz.pl użytkownik otrzymuje gotowy zestaw podstawowych szablonów: domyślny szablon umowy, domyślny szablon protokołu wydania oraz domyślny szablon protokołu zwrotu. Dzięki temu można zacząć pracę od razu, a dopiero później dopracować dokumenty pod własny styl i procedury – domyślne szablony mają przykładowe treści, które należy podmienić na treść swojej umowy.
Edycja szablonów: HTML + CSS i zmienne Liquid
Szablony dokumentów są tworzone i edytowane w oparciu o HTML (struktura dokumentu), CSS (wygląd i układ) oraz zmienne w składni Liquid (dynamiczne podstawianie danych). To rozwiązanie daje dużą elastyczność: można przygotować dokumenty o dowolnym układzie, z własnymi tabelami, sekcjami, nagłówkami, stopkami czy warstwą wizualną dopasowaną do brandu wypożyczalni.
Automatyczne podstawianie danych do dokumentów
Szablony dokumentów pozwalają na użycie zmiennych, które automatycznie wypełniają dokument danymi z systemu – dostępne są m.in. zmienne dotyczące rezerwacji (daty, godziny, zakres wynajmu, parametry rezerwacji), klienta (dane osoby lub firmy) oraz przedmiotów (lista sprzętu w rezerwacji, identyfikatory, informacje o egzemplarzach). Dzięki temu dokumenty są generowane szybko i bez ręcznego przepisywania danych, co zmniejsza ryzyko błędów.
Wsparcie dla pól dodatkowych
Jeśli w Twojej wypożyczalni potrzebujesz niestandardowych informacji, możesz je przechowywać jako pola dodatkowe (np. dodatkowe dane klienta, parametry sprzętu, informacje techniczne), a następnie użyć ich jako zmiennych w szablonach dokumentów. Pozwala to dopasować dokumenty do realnych wymagań branżowych – bez kombinowania i ograniczeń do sztywnego zestawu pól.
Wygląd dokumentu i branding
Szablony dokumentów pozwalają na dowolne dostosowanie wyglądu za pomocą CSS: układ stron, nagłówki i stopki, typografię, sekcje oraz tabele. Logo może zostać dodane do dokumentu jako obrazek wstawiany po adresie URL (logo musi być hostowane zewnętrznie, a w szablonie podajesz link do pliku), co pozwala zachować spójny wygląd dokumentów bez ograniczeń narzucanych przez gotowe edytory.
Podpisy: klasyczne i elektroniczne
Szablony mogą zawierać pola na podpis „do uzupełnienia po wydruku” (np. miejsce na podpis klienta i pracownika) oraz zmienną wstawiającą podpis elektroniczny rysowany na ekranie – podpis klienta oraz pracownika może zostać automatycznie osadzony w dokumencie, jeśli został złożony w systemie. To przyspiesza proces obsługi i ułatwia przejście na nowocześniejszy, bardziej bezpapierowy workflow.
Bezpieczeństwo, uprawnienia i historia zmian
Dostęp do szablonów mają tylko uprawnieni użytkownicy, co ogranicza ryzyko przypadkowych zmian w dokumentach. System zapisuje historię zmian w module Aktywności – można sprawdzić, kto wprowadził zmianę, kiedy została wykonana oraz jaki był zakres zmian (pełny zrzut), co jest istotne z punktu widzenia kontroli jakości, zgodności procesów i bezpieczeństwa.
Szablony dokumentów a plany cenowe
Możliwości pracy na szablonach zależą od planu: w planie Business i wyżej dostępne są własne szablony oraz pełna edycja wyglądu (HTML/CSS), natomiast w niższych planach można dostosować treść dokumentu, ale bez edycji wyglądu i dodawania własnych szablonów, z limitem: 1 szablon umowy, 1 protokołu wydania i 1 protokołu zwrotu. Pozwala to mniejszym wypożyczalniom zacząć prosto, a wraz ze wzrostem potrzeb przejść na pełną personalizację.
Możliwość zlecenia stworzenia szablonu
Jeśli nie chcesz poświęcać swojego czasu na stworzenie szablonów dokumentów, możesz zlecić ich przygotowanie – po weryfikacji wymagań oraz obecnego wyglądu dokumentów wycenimy stworzenie szablonów, a po akceptacji zostaną one dodane na Twoim koncie w ciągu 2 dni roboczych. Dzięki temu nawet bez znajomości HTML i CSS możesz korzystać z w pełni dopasowanych dokumentów.
Podsumowanie
Moduł Szablony dokumentów w Sprzęciarz.pl daje wypożyczalniom realną kontrolę nad tym, jak wyglądają i jak działają dokumenty w procesie wynajmu. Pełna personalizacja (HTML/CSS), automatyczne podstawianie danych (Liquid), wsparcie pól dodatkowych oraz możliwość osadzania podpisu elektronicznego sprawiają, że dokumenty przestają być problemem, a stają się elementem przewagi operacyjnej.