Gotówka w wypożyczalni ma tendencję do „rozpływania się". Kaucja przyjęta przy wydaniu leży w szufladzie, dopłata za dodatkowy dzień w portfelu pracownika, a utarg z oddziału czeka na odwiezienie do banku. Na koniec tygodnia nikt nie jest pewien, ile powinno być w kasie, kto ile przekazał i dlaczego się nie zgadza. Kasa w SprzęciarzOS porządkuje ten obszar: każdy pracownik i każdy oddział ma własną kasę z aktualnym saldem, wpłaty gotówkowe z rezerwacji księgują się same, a pełna historia operacji pokazuje, kto, kiedy i ile.
Wypożyczalnie, które przyjmują gotówkę, zwykle prowadzą jej ewidencję w zeszycie, arkuszu albo „w głowie” właściciela. Działa to do czasu, aż pracowników jest kilku, oddziałów więcej niż jeden, a kaucje zaczynają krążyć między wydaniem a zwrotem.
W SprzęciarzOS gotówka jest częścią tego samego systemu, w którym obsługujesz rezerwacje i płatności. Nie przepisujesz wpłat do osobnego narzędzia i nie zgadujesz, czy pracownik oddał utarg. Stan każdej kasy widzisz w jednym miejscu, na bieżąco – bez zliczania paragonów i dopytywania zespołu.
Moduł opiera się na prostym założeniu: gotówka zawsze jest u kogoś albo gdzieś. Dlatego SprzęciarzOS prowadzi dwa rodzaje kas – osobistą kasę pracownika oraz kasę oddziału. Kasy zakładają się same, gdy dodajesz pracownika albo oddział, więc nie ma czego konfigurować na starcie.
Na liście kas od razu widzisz, ile gotówki jest łącznie w firmie, ile mają przy sobie pracownicy, a ile leży w oddziałach. Każdej kasie możesz nadać własne oznaczenie, na przykład „K-01″, żeby zespół łatwo odróżniał kasy między sobą. Właściciel dostaje w ten sposób czytelny obraz sytuacji finansowej, a pracownik – jasność, za jaką kwotę odpowiada.
Najwięcej gotówki trafia do wypożyczalni przy obsłudze klienta: opłata za najem, dopłata, kaucja. Dlatego kasa jest bezpośrednio połączona z płatnościami rezerwacji. Gdy pracownik zapisuje płatność gotówką, wybiera tylko, do której kasy trafiają pieniądze – system domyślnie podpowiada jego własną kasę. Wpłata od razu pojawia się w historii kasy, z numerem rezerwacji i danymi klienta.
Dzięki temu nie ma podwójnej pracy ani rozjazdu między rezerwacją a kasą. Jeśli pracownik poprawi kwotę płatności albo ją usunie, wpis w kasie skoryguje się automatycznie. A gdy przy zwrocie sprzętu oddajesz klientowi kaucję gotówką, zwrot zaksięguje się jako wypłata z kasy – saldo zawsze odpowiada rzeczywistości.
Nie każda gotówka ma związek z rezerwacją. Dlatego w każdej kasie zaksięgujesz ręcznie operacje, które zdarzają się w codziennej pracy wypożyczalni:
Przy wpłacie i wypłacie podajesz kontrahenta – osobę prywatną albo firmę. Możesz wybrać istniejącego klienta z bazy, a dane firmy uzupełnić na podstawie numeru NIP. Przekazanie gotówki między kasami system zapisuje od razu po obu stronach: z jednej kasy wychodzi, w drugiej się pojawia, więc kwota nigdy nie „znika po drodze”.
W kasie zaufanie jest wszystkim. Dlatego zaksięgowanej operacji w SprzęciarzOS nie da się edytować ani usunąć. Jeśli ktoś się pomylił, wystawia storno – wpis odwrotny, który koryguje saldo, a jednocześnie zostawia ślad pierwotnej operacji. Storno przekazania cofa od razu obie strony transferu.
Każda operacja ma swój numer, datę, saldo kasy po operacji, kontrahenta, opis i informację, kto ją zaksięgował. System nie pozwoli też wydać z kasy więcej, niż w niej jest – wypłata ponad stan zostanie zablokowana, a ujemne saldo może powstać wyłącznie jako świadoma korekta inwentaryzacyjna. Zaksięgowanie operacji, storno i przekazanie gotówki trafiają dodatkowo do historii aktywności.
Wpłata gotówki powinna mieć swoje KP, a wypłata – KW. Jeśli korzystasz z Fakturowni, SprzęciarzOS może wystawiać te dokumenty za Ciebie. Po włączeniu opcji dokumenty kasowe tworzą się automatycznie w tle dla wpłat, wypłat i odprowadzeń do banku – również tych, które powstały z płatności gotówkowych w rezerwacjach.
Na dokument trafiają dane kontrahenta, kwota i oznaczenie kasy. Storno wpłaty samo generuje dokument odwrotny, więc nie musisz pamiętać o korektach. Numer dokumentu może nadawać Fakturownia albo SprzęciarzOS – wybierasz to w ustawieniach. Jeśli połączenie z Fakturownią chwilowo nie zadziała, system ponowi próbę, a w historii kasy zobaczysz status dokumentu i przycisk do ponownego wystawienia.
A żeby nic nie umknęło, raport brakujących dokumentów pokaże operacje kasowe, dla których KP lub KW nie zostało wystawione.
Każdy wpis w kasie dostaje numer w czytelnym formacie, na przykład KP/2026/09/0001. Prefiksy dla wpływów i wypływów ustawiasz sam, podobnie jak moment, w którym licznik zaczyna liczyć od nowa: co miesiąc, co rok albo nigdy. Numeracja jest wspólna dla całej firmy i uwzględnia kierunek gotówki, więc storno wpłaty trafia do serii wypływów – tak, jak oczekuje tego księgowość.
Gotówka to odpowiedzialność, więc dostęp do kas jest podzielony według ról. Właściciel i administrator widzą wszystkie kasy w firmie, mogą wystawiać storno i zarządzać oznaczeniami kas. Pracownik widzi swoją osobistą kasę oraz kasy oddziałów, do których należy – może księgować operacje i przekazywać gotówkę, ale nie cofnie zaksięgowanego wpisu. To prosty podział, który chroni przed pomyłkami i nadużyciami, a jednocześnie nie blokuje codziennej pracy.
Nie. Kasa w SprzęciarzOS służy do ewidencji gotówki w firmie – sald, wpłat, wypłat i przekazań między pracownikami i oddziałami. Nie jest kasą fiskalną i nie wystawia paragonów fiskalnych.
Nie. Do kasy trafia wyłącznie gotówka. Płatności kartą, przelewem i online są widoczne w ewidencji płatności rezerwacji, ale nie zmieniają salda kas.
Zaksięgowanej operacji nie da się edytować ani usunąć. Błąd koryguje się stornem, które cofa wpis i zostawia ślad w historii. Płatności gotówkowe z rezerwacji poprawia się bezpośrednio w płatności – kasa skoryguje się sama.
Tak. Automatyczne dokumenty KP/KW są wystawiane w Fakturowni po włączeniu tej opcji w ustawieniach integracji. Bez Fakturowni kasa działa normalnie – operacje dostają numery w SprzęciarzOS, ale dokumenty kasowe nie są tworzone.
Nie. Pracownik widzi swoją osobistą kasę i kasy oddziałów, do których jest przypisany. Wszystkie kasy w firmie widzą właściciel i administrator.
Kasa jest dostępna w planach Business i Premium.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!