Telefon w piątek po południu: „Czy mogę oddać sprzęt dopiero we wtorek?". Dla wypożyczalni to dobra wiadomość - dodatkowe dni to dodatkowy przychód. W praktyce jednak zaczyna się żonglowanie: sprawdzanie, czy sprzęt nie jest już zarezerwowany na weekend, liczenie dopłaty, zmiana daty w kalendarzu, przypominanie klientowi o nowym terminie, a na koniec aneks do umowy i faktura. Przedłużenia rezerwacji w SprzęciarzOS zamieniają to wszystko w jeden krótki formularz. Wybierasz nowy termin, system wycenia dodatkowy okres i pilnuje dostępności, a cała reszta - kalendarz, przypomnienia i rozliczenie - dopasowuje się sama.
Klient, który chce przedłużyć wypożyczenie, jest najłatwiejszym klientem, jakiego możesz mieć. Nie musisz go pozyskiwać ani przekonywać – wystarczy szybko potwierdzić termin i podać kwotę. Każda minuta zwłoki, każde „oddzwonię, jak sprawdzę” to ryzyko, że klient zrezygnuje albo odda sprzęt w pośpiechu.
Dlatego w SprzęciarzOS przedłużenie jest osobną, dopracowaną operacją, a nie ręczną edycją rezerwacji. Pracownik przedłuża najem bez przepisywania dat i przeliczania cen na kalkulatorze – odpowiedź dla klienta ma gotową, zanim rozmowa się skończy.
Przycisk „Przedłuż rezerwację” jest bezpośrednio w panelu rezerwacji. Po jego kliknięciu wybierasz nową datę i godzinę końca najmu – albo korzystasz z szybkich skrótów: +7 dni, +14 dni lub +1 miesiąc. Kalendarz nie pozwoli wybrać daty wcześniejszej niż obecny koniec wypożyczenia.
Klient przedłuża po raz kolejny? Nie ma problemu. Przedłużeń może być kilka z rzędu, a każde zaczyna się dokładnie tam, gdzie skończyło się poprzednie. Na rezerwacji widzisz ich pełną listę: okres od-do, dopłatę, notatkę i osobę, która przedłużenie wprowadziła.
Najwięcej czasu przy przedłużeniu zajmuje zwykle policzenie, ile klient powinien dopłacić. SprzęciarzOS robi to automatycznie: wycenia wyłącznie dodatkowy okres – od dotychczasowego do nowego końca najmu – na podstawie cennika, z uwzględnieniem cenników przypisanych do danego klienta. Wycena przelicza się na bieżąco, gdy tylko zmienisz datę lub godzinę.
Masz stałego klienta albo umówiłeś się na specjalną stawkę? Cenę jednostkową każdej pozycji możesz zmienić – netto lub brutto – zanim zapiszesz przedłużenie. Formularz od razu pokazuje sumę dopłaty, więc klient słyszy konkretną kwotę jeszcze w trakcie rozmowy.
W rezerwacji dopłata jest widoczna przy każdej pozycji jako „w tym przedłużenie”, a łączna wartość najmu i saldo do zapłaty rosną o jej kwotę. Gdy wyślesz klientowi link do płatności online na brakującą kwotę, obejmie on także dopłatę za przedłużenie.
Przedłużenie jest bezpieczne tylko wtedy, gdy sprzęt w nowym terminie jest wolny. Zanim SprzęciarzOS zapisze przedłużenie, sprawdza dostępność sprzętu w dodatkowym okresie. Jeśli ten sam sprzęt jest już zarezerwowany przez innego klienta, system nie pozwoli przedłużyć najmu i wyraźnie o tym poinformuje – dzięki temu nie obiecasz klientowi czegoś, czego nie da się dotrzymać.
Po zapisaniu przedłużenia nowy termin od razu blokuje dostępność sprzętu. Nikt z zespołu nie wyda go w tym czasie innemu klientowi, a Ty nie musisz pamiętać o ręcznym blokowaniu kalendarza.
Po przedłużeniu nowa data końca obowiązuje w całym systemie. Pasek rezerwacji w kalendarzu wydłuża się do nowego terminu, a na liście rezerwacji rezerwacja dostaje plakietkę „przedłużona”. W szczegółach rezerwacji zawsze widać zarówno aktualny koniec najmu, jak i datę pierwotnie uzgodnioną z klientem.
Równie ważne jest to, co dzieje się w tle. Zaplanowane powiadomienia – na przykład przypomnienie klienta o zwrocie – przesuwają się automatycznie na nowy termin. Klient nie dostanie wiadomości o zwrocie sprzętu, który legalnie ma jeszcze przez trzy dni. Nowa data trafia też do harmonogramu zwrotów i powiadomień push dla zespołu.
Zmiana terminu najmu powinna mieć odzwierciedlenie w dokumentach. W SprzęciarzOS przygotujesz aneks do umowy powiązany z konkretnym przedłużeniem. Wystarczy szablon typu aneks – system sam uzupełni w nim poprzedni i nowy termin zwrotu, listę pozycji z liczbą dodatkowych jednostek, stawkami i kwotą dopłaty. Aneks możesz podpisać w systemie albo wgrać podpisany skan.
Jeśli w swojej wypożyczalni aneksy są obowiązkowe, raport brakujących dokumentów pokaże zakończone przedłużenia, do których aneks nie został jeszcze dodany. Szablon aneksu przygotujesz w edytorze szablonów dokumentów albo wygenerujesz go z własnego wzoru w PDF.
Klient zapłacił już za pierwotny okres i ma na niego fakturę? Za przedłużenie wystawisz osobną fakturę obejmującą wyłącznie dopłatę. Wystarczy wskazać przedłużenie w formularzu faktury – pozycja „przedłużenie” uzupełni się sama, a faktura za podstawowy najem nie policzy tej kwoty drugi raz. Tu także raport brakujących dokumentów przypomni o przedłużeniach bez faktury.
Przedłużenie wpływa nie tylko na cenę, ale i na rozliczenie przy zwrocie. Jeśli korzystasz z typów potrąceń z limitem liczonym za dobę – na przykład limitem kilometrów w wypożyczalni aut – limit liczy się od całego okresu najmu razem z przedłużeniem. Klient, który legalnie wydłużył wypożyczenie, nie dostanie potrącenia z kaucji za przekroczenie limitu, którego w rzeczywistości nie przekroczył.
Pracujesz ze sprzętem wydawanym w dużych ilościach i klient oddał już część w ramach zwrotu częściowego? Przedłużenie obejmie i wyceni tylko ten sprzęt, który nadal jest u klienta.
Przedłużenie tworzą i cofają osoby z uprawnieniami do zarządzania rezerwacjami – właściciel i administrator. Każde przedłużenie i jego cofnięcie trafia do historii aktywności wraz z informacją o poprzednim i nowym terminie oraz kwocie dopłaty.
Pomyłka? Ostatnie przedłużenie można cofnąć, a system przywróci poprzedni termin, dostępność, sumy i przypomnienia. Żeby historia dokumentów pozostała spójna, cofnięcie nie jest możliwe, jeśli do przedłużenia wystawiono już aneks lub fakturę.
W panelu rezerwacji kliknij „Przedłuż rezerwację”, wybierz nową datę i godzinę końca najmu lub użyj skrótu +7 dni, +14 dni albo +1 miesiąc, sprawdź wycenę i zapisz. Kalendarz, dostępność, saldo i zaplanowane przypomnienia zaktualizują się automatycznie.
System wycenia wyłącznie dodatkowy okres – od dotychczasowego do nowego końca najmu – na podstawie cennika, z uwzględnieniem cenników przypisanych do klienta. Przed zapisaniem możesz zmienić stawkę jednostkową każdej pozycji.
SprzęciarzOS nie pozwoli zapisać przedłużenia i poinformuje, że sprzęt w nowym terminie jest zajęty. Dzięki temu nie dojdzie do podwójnej rezerwacji.
Tak. Aneks generujesz z szablonu powiązanego z konkretnym przedłużeniem, a fakturę możesz wystawić wyłącznie na kwotę dopłaty. Faktury są dostępne w planach z integracją programu do faktur.
Tak, ostatnie przedłużenie można cofnąć – system przywróci poprzedni termin i przeliczy rezerwację. Cofnięcie nie jest możliwe, jeśli do przedłużenia wystawiono już aneks lub fakturę.
Przedłużenia rezerwacji są dostępne w każdym planie. Faktury za przedłużenie wymagają planu Business lub Premium, a własne szablony aneksów – planu Starter lub wyższego.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!