„A dowieziecie?" to jedno z pierwszych pytań, jakie słyszy wypożyczalnia sprzętu budowlanego, eventowego czy maszyn. Zaraz po nim pada drugie: „Ile to będzie kosztowało?". I tu zaczyna się problem: pracownik sprawdza odległość w mapach, mnoży kilometry przez stawkę z głowy, zapomina, że wóz musi jeszcze wrócić, a przy odbiorze sprzętu liczy wszystko od nowa. Efekt to rozstrzał cen między pracownikami i transport, który zjada marżę. Dostawa sprzętu w SprzęciarzOS liczy koszt dowozu i odbioru automatycznie, według Twoich stawek i rzeczywistej odległości od oddziału do klienta.
W wielu wypożyczalniach dowóz jest wyceniany „na oko” albo dorzucany gratis, bo nikt nie ma czasu liczyć. Tymczasem to realny koszt: paliwo, czas pracownika i zajęty samochód. Wystarczy kilka kursów w tygodniu, żeby zrobiła się z tego poważna kwota.
SprzęciarzOS traktuje transport jak pełnoprawną pozycję rozliczenia. Ustalasz zasady raz, a system stosuje je konsekwentnie przy każdej rezerwacji – niezależnie od tego, który pracownik obsługuje klienta i czy jest wtorek rano, czy piątek po południu.
Na każdej rezerwacji ustalasz osobno sposób wydania i sposób zwrotu. Klient może odebrać sprzęt osobiście, a Ty odbierzesz go potem od niego. Albo odwrotnie: dowozisz sprzęt na budowę, a klient sam go przywozi po zakończeniu prac. Wybór jednego pola podpowiada drugie, więc najczęstszy przypadek „dowóz i odbiór” ustawisz jednym kliknięciem.
Do tego dochodzą pola adresowe: adres wydania i adres zwrotu. Na liście rezerwacji widzisz sposób transportu w osobnej kolumnie i możesz po nim filtrować, a w kalendarzu rezerwacje z transportem oznacza ikona ciężarówki. Planując dzień, od razu wiesz, które zlecenia wymagają wozu. Adres z rezerwacji podpowiada się również jako miejsce w protokole wydania i zwrotu.
Koszt transportu liczy się według stawek, które ustalasz sam. Dla każdej stawki określasz:
Stawkę możesz ustawić osobno dla każdego oddziału albo zostawić jedną wspólną dla całej firmy. Oddział, który ma własną stawkę, korzysta z niej, a pozostałe używają stawki domyślnej. To ważne, gdy prowadzisz kilka oddziałów w różnych miastach i każdy ma inne koszty dojazdu. Kwoty podajesz netto, w walucie konta, a każda zmiana stawki trafia do historii aktywności.
Przy rezerwacji wystarczy wpisać adres klienta i kliknąć „Przelicz koszt transportu”. SprzęciarzOS wyznacza odległość trasą drogową między adresem oddziału a adresem klienta, a następnie stosuje stawkę tego oddziału.
Co ważne, dowóz i odbiór liczone są niezależnie. Jeśli sprzęt wydajesz z jednego oddziału, a klient zwraca go do drugiego, każda sekcja trasy zostanie policzona według właściwej stawki. W podsumowaniu widzisz dystans osobno dla dowozu i osobno dla odbioru oraz łączną kwotę netto.
Gdy trasy drogowej nie da się w danym momencie wyznaczyć, system poda wartość szacunkową i wyraźnie ją oznaczy. Jeśli adres wypada poza ustawionym maksymalnym zasięgiem, wycena nie powstanie, a pracownik zobaczy komunikat. To świadoma blokada: lepiej od razu powiedzieć klientowi „tak daleko nie dowozimy” niż zgodzić się na kurs, który się nie opłaca.
Automat jest pomocą, ale to Ty finalnie decydujesz. Kwotę transportu możesz wpisać ręcznie – netto albo brutto – kiedy umówisz się z klientem inaczej, dorzucisz dowóz gratis albo doliczysz koszt wjazdu na teren budowy. Ręcznie ustawiona kwota nie zostanie nadpisana przez kolejne przeliczenia.
Przy zapisie rezerwacji system zachowuje też komplet parametrów wyceny: dystans, płatne kilometry, cenę za kilometr, opłatę bazową, darmowe kilometry i opłatę minimalną. Gdy za miesiąc klient zapyta, skąd wzięła się kwota za transport, masz gotową odpowiedź – nawet jeśli stawki w międzyczasie się zmieniły.
Koszt dostawy nie jest przypisem na marginesie. Wchodzi do wartości rezerwacji, a podatek liczony jest stawką VAT rezerwacji. Na fakturze transport pojawia się jako osobna pozycja „Transport sprzętu”, więc klient widzi, za co płaci, a Ty nie musisz doliczać go ręcznie do ceny najmu.
Transport trafia także do szablonów dokumentów i powiadomień. Do umowy, protokołu czy wiadomości do klienta wstawisz nie tylko samą kwotę netto i brutto, ale też liczbę kilometrów, płatne kilometry, stawkę za kilometr, opłatę bazową i limit darmowych kilometrów. Klient dostaje rozliczenie, o które nie musi dopytywać.
Do opłaty bazowej doliczana jest liczba płatnych kilometrów pomnożona przez Twoją stawkę za kilometr. Płatne kilometry to dystans między oddziałem a adresem klienta – podwojony, jeśli liczysz kurs w obie strony – pomniejszony o darmowe kilometry. Wynik nie może być niższy niż ustawiona opłata minimalna.
Tak. Każdy oddział może mieć własną stawkę, a dodatkowo możesz ustawić jedną stawkę wspólną dla całej firmy, z której korzystają oddziały bez własnego cennika.
Tak. Kwotę transportu zawsze możesz wpisać samodzielnie – netto lub brutto. Ręcznie ustawiona kwota nie zostanie nadpisana przez późniejsze automatyczne przeliczenia.
Tak. To dwie niezależne nogi trasy, liczone według stawek właściwych oddziałów. Możesz więc dowieźć sprzęt z jednego oddziału, a odebrać go do innego.
Nie. SprzęciarzOS wylicza odległość i koszt oraz oznacza rezerwacje z transportem, ale nie prowadzi planowania tras, przypisywania kierowców ani śledzenia przesyłek.
Automatyczne wyliczanie kosztu transportu z odległości jest dostępne w planach Business i Premium. Sposób wydania i zwrotu oraz ręcznie wpisany koszt dostawy działają w każdym planie.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!