Dzięki temu w kilka minut przenosisz swoje aktualne wzory do środowiska online – zachowując brzmienie klauzul prawnych, układ dokumentu i branding firmy – a jednocześnie zyskujesz możliwość automatycznego uzupełniania danych z systemu przy każdym wygenerowaniu PDF dla klienta.
Funkcja „Generowanie z PDF” pozwala w kilka minut przerobić gotowy wzór umowy lub protokołu w PDF na w pełni edytowalny szablon dokumentu w SprzęciarzOS.
Wypożyczalnie bardzo często korzystają z istniejących wzorów dokumentów – umów, protokołów wydania czy zwrotu sprzętu – zapisanych w formacie PDF.
Do tej pory, aby użyć takiego dokumentu w SprzęciarzOS, trzeba było przepisywać treść ręcznie lub kopiować ją fragmentami, a następnie samodzielnie dodawać pola dynamiczne (np. imię klienta, numer rezerwacji).
Nowa funkcja „Generowanie szablonów z PDF” automatyzuje ten proces: system pobiera tekst z pliku PDF i zamienia go w szablon, który możesz dalej edytować i podpiąć pod rezerwacje, przedmioty czy klientów.
Aby skorzystać z importu z PDF, przejdź do modułu zarządzania szablonami dokumentów w swoim koncie SprzęciarzOS.
Po lewej stronie interfejsu rozwiń sekcję „Konto”, a następnie wybierz pozycję „Szablony dokumentów” – tu znajduje się lista wszystkich Twoich umów i protokołów.
W prawym górnym rogu tej strony zobaczysz przycisk „Generuj z PDF”; kliknięcie przeniesie Cię do ekranu importu.
Import z PDF oszczędza czas, gdy masz już dopracowane dokumenty przygotowane np. przez prawnika lub dostawców zewnętrznych.
Zamiast tworzyć szablon od zera, po prostu wgrywasz istniejący plik, a Sprzęciarz konwertuje jego treść na format szablonu, który można powiązać z rezerwacjami i klientami.
Dzięki temu zachowujesz aktualne brzmienie klauzul czy stopkę firmy, jednocześnie korzystając z automatycznego podstawiania danych (np. daty, ceny, danych klienta) w wygenerowanych dokumentach.
1. Otwórz sekcję „Konto” w menu po lewej stronie, następnie wybierz „Szablony dokumentów”.
2. Kliknij przycisk „Generuj z PDF” w prawym górnym rogu, aby przejść do ekranu importu.
3. Wybierz plik PDF z dysku – może to być wzór umowy najmu, protokół wydania sprzętu, regulamin czy inny dokument, którego używasz w wypożyczalni.
4. Po wgraniu pliku system odczytuje jego treść i tworzy na jej podstawie nowy szablon dokumentu w Sprzęciarzu; możesz nadać mu nazwę i przypisać do odpowiednich typów rezerwacji lub przedmiotów.
5. W kolejnym kroku edytujesz szablon, dodając pola dynamiczne (np. {{client_name}}, {{reservation_number}}), dzięki czemu dokumenty generowane z tego szablonu będą automatycznie wypełniane danymi z systemu.
Po zakończeniu importu szablon zachowuje układ i treść oryginalnego dokumentu, ale masz pełną możliwość jego modyfikacji bezpośrednio w edytorze szablonów Sprzęciarza.
Możesz zmienić nagłówki, dodać lub usunąć paragrafy, uzupełnić klauzule RODO, a także wstawić pola automatycznie podmieniające dane z rezerwacji, klientów czy przedmiotów.
Dzięki temu wgrywasz raz plik PDF, a później w kilka kliknięć generujesz spójne, wypełnione dokumenty dla wszystkich swoich rezerwacji.
Generowanie szablonów z PDF pozwala na przeniesienie istniejących, dopracowanych dokumentów do SprzęciarzOS zajmuje kilka minut zamiast wielu godzin ręcznej pracy.
Zmniejszasz ryzyko błędów wynikających z przepisywania treści, zachowujesz pełną zgodność z aktualnymi wzorami prawnymi, a jednocześnie korzystasz z automatyzacji i integracji z systemem rezerwacji.
To rozwiązanie szczególnie docenią wypożyczalnie, które chcą szybko wdrożyć SprzęciarzOS, nie rezygnując z dotychczas używanych umów i protokołów w PDF.
Na koniec warto podkreślić, że funkcja „Generowanie szablonów z PDF” to kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji pracy wypożyczalni w SprzęciarzOS – od rezerwacji, przez zarządzanie sprzętem, aż po szybkie generowanie profesjonalnych dokumentów dopasowanych do Twojego biznesu.
Jesteś zainteresowany ale chcesz uzyskać dodatkowe informacje? Zostaw nam swój adres e-mail a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy!