Czym są typy protokołów?
Typ protokołu to zestaw pól, które pojawiają się przy pozycji wynajmowanego sprzętu na protokole, niezależnie od tego, czy dotyczy on wydania, czy zwrotu – typ opisuje sprzęt, a nie etap procesu. Przykładowo typ „Samochody sportowe” może zawierać pola przebieg i głębokość bieżnika, a typ „Maszyny” pole ilość przepracowanych godzin. Dzięki temu pracownik nie widzi na protokole niepotrzebnych pól i zbiera dokładnie te dane, które mają znaczenie dla danej kategorii sprzętu.
Jak przypisuje się typ protokołu do sprzętu?
Typ protokołu przypisuje się bezpośrednio do przedmiotu. Podczas tworzenia lub edycji przedmiotu można wybrać, czy ma używać domyślnego typu protokołu zdefiniowanego w systemie, czy konkretnego typu, np. „Samochody sportowe”, „Maszyny” lub „Auto dostawcze – standard”. W jednej rezerwacji różne przedmioty mogą mieć różne typy protokołów, więc każdy z nich wyświetla własny, dopasowany zestaw pól.
Definiowanie pól w typie protokołu
Tworzenie typu protokołu przebiega w dwóch krokach: najpierw definiujesz sam typ (np. nazwę i przeznaczenie), a następnie w sekcji pól niestandardowych typów protokołów przypisujesz pola, które mają być widoczne dla tego typu. Dostępne są te same typy pól co w module pól niestandardowych, m.in. tekst (jedno- i wielolinijkowy), lista rozwijana, wybór jednej opcji, Prawda/Fałsz, data, data i godzina, liczba, adres URL, adres e-mail oraz regex, z możliwością oznaczenia pól jako wymagane, aby system dopilnował poprawności danych przy zapisie.
Oznaczanie uszkodzenia na rzucie
W typach protokołów w Sprzęciarz.pl możesz dodatkowo włączyć wizualne oznaczanie uszkodzeń na rzucie pojazdu (lub innego środka transportu). To szczególnie przydatne w wypożyczalniach, w których kluczowe jest szybkie i jednoznaczne wskazanie miejsca uszkodzenia bez opisywania go „na oko” w polu tekstowym. Podczas tworzenia lub edycji typu protokołu wybierasz, jaki rzut ma być przypisany do tego typu.
Do wyboru są m.in. rzut dla auta osobowego, auta sportowego, busa/vana, motocykla sportowego, motocykla turystycznego, roweru, przyczepy oraz koparki. Jeśli w danym typie protokołu ustawisz jeden z rzutów, to przy dodawaniu uszkodzenia w systemie pole „lokalizacja” przestaje być wymagane (nadal można je uzupełnić opcjonalnie), a w zamian pojawia się możliwość kliknięcia na rysunku i zaznaczenia miejsca uszkodzenia bezpośrednio na rzucie. Dzięki temu pracownik nie musi zastanawiać się, jak nazwać dany element, a informacja jest czytelna od razu dla każdej osoby, która później otworzy uszkodzenie, protokół lub historię przedmiotu.
Jeżeli natomiast w typie protokołu nie wybierzesz żadnego rzutu (opcja „brak”), rzut nie będzie wyświetlany podczas tworzenia uszkodzenia, a pole „lokalizacja” pozostanie obowiązkowe. Ta logika działa spójnie niezależnie od tego, czy uszkodzenie dodajesz z poziomu karty przedmiotu, czy w trakcie wypełniania protokołu, więc zespół zawsze pracuje w ten sam sposób, a dane o uszkodzeniach są kompletne i porównywalne.
Automatyczna aktualizacja danych w przedmiocie
Typy protokołów mogą nie tylko zbierać dane „na protokole”, ale także aktualizować dane w kartotece sprzętu. Przykładowo pole przebieg wpisane na protokole może automatycznie aktualizować pole niestandardowe przebieg w przedmiocie. To szczególnie przydatne tam, gdzie stan sprzętu zmienia się z każdym wynajmem, jak auta, maszyny czy urządzenia z licznikami, bo system utrzymuje dane spójne bez ręcznego przepisywania.
Szablony dokumentów a typy protokołów
Typy protokołów korzystają z tych samych szablonów dokumentów, co pozostałe protokoły, więc wygląd i układ dokumentów pozostaje spójny, a różnice wynikają wyłącznie z tego, jakie pola są wyświetlane przy danym sprzęcie. Upraszcza to utrzymanie – nie trzeba tworzyć osobnych szablonów protokołów dla każdej kategorii, wystarczy skonfigurować odpowiednie typy protokołów i pola.
Uprawnienia, bezpieczeństwo i dostępność w planach
Dostęp do tworzenia i edycji typów protokołów mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy, dzięki czemu konfiguracja pól wpływających na proces wydania i zwrotu jest chroniona przed przypadkowymi zmianami. Funkcja Typy protokołów jest dostępna od planu Business, co pozwala bardziej zaawansowanym wypożyczalniom korzystać z w pełni dopasowanych protokołów do różnych kategorii sprzętu.
Podsumowanie
Typy protokołów w Sprzęciarz.pl pozwalają budować protokoły wydania i zwrotu dopasowane do realnego sprzętu – bez zbędnych pól i bez ręcznego przepisywania danych. To rozwiązanie szczególnie wartościowe w wypożyczalniach, które obsługują różne kategorie sprzętu lub potrzebują zbierać inne informacje dla różnych modeli i typów przedmiotów, zachowując jednocześnie spójny wygląd dokumentów i wysoki standard obsługi.